Политика конфиденциальности

1. Настоящей политикой конфиденциальности (в дальнейшем – Условия) устанавливается порядок обработки личных данных субъекта данных, включая личные данные, которые обрабатывает Topauto AS, основы, принципы и цели обработки данных в Topauto AS, права субъекта данных и обязанности Topauto AS по обработке личных данных, а также методы безопасности, применяемые для защиты данных.

2. Ответственным обработчиком личных данных является Topauto AS (в дальнейшем – Topauto AS), регистрационный код 10001166, адрес ул. Хайгру, 9a, район Кристийне, Таллинн, Харьюский уезд, 10615, Эстония, адрес электронной почты: topauto@topauto.ee.

3. Субъектом данных является физическое лицо, в том числе физическое лицо, являющееся представителем юридического лица, личные данные которого обрабатывает Topauto AS (в дальнейшем – Субъект данных).

4. По вопросам защиты личных данных Topauto AS назначает следующее ответственное лицо: Кярт Парбо (Kärt Parbo), электронная почта: kart.parbo@topauto.ee, телефон +372 667 5550; +372 530 00966.

5. Topauto AS может уполномочить обрабатывать личные данные субъекта данных других лиц или другие учреждения (в дальнейшем – Ответственный обработчик) при условии, что с таким Ответственным обработчиком Topauto AS заключил договор, согласно которому Ответственный обработчик обязан хранить в конфиденциальности обрабатываемые личные данные и обеспечивать соблюдение обязанностей, которые распространяются на Ответственного обработчика на основании соответствующих правовых актов. Имена Ответственных обработчиков и их контактные данные Topauto AS сообщает Субъекту данных на основании запроса Субъекта данных.

6. По вашему согласию Ответственными обработчиками данных посредством Topauto AS могут быть: 

• Hyundai Motor Finland OY - регистрационный код 1633733-7, Kellokukantie 2, 01300 Vantaa, Финляндия, электронная почта: info@hyundai.fi; 
• K-Auto OY - Tikkurilantie 123, FI-01530 Vantaa, Финляндия, телефон: +358 010 533 2425; 
• Astara Auto Finland OY – регистрационный код 2836801-8, Vaisalantie 2-8, 02130 Espoo, Финляндия; 
• Auto-Bon OY – регистрационный код 1068382-9, Kaakelikaari 4, Vantaa, Финляндия;
• NCG Import Baltics OÜ – регистрационный код 14200398, Meistri 12, 13517, Tallinn, Эстония; 
• MAILBOW OÜ - регистрационный код 11660774; Pärnu maantee 160, Tallinn 11317, телефон: 666 7666; электронная почта: info@mailbow.net;  

 

Эти предприятия действуют как Ответственные обработчики данных и с вашего согласия могут собирать и иным образом обрабатывать технические данные вашего автомобиля (например, его техническое состояние) для обеспечения высокого качества обслуживания, проведения исследовательской и проектной деятельности, а также для совершенствования продаваемых и обслуживаемых автомобилей, а также соответствующих продуктов и услуг.

 

Цель и правовая основа для обработки личных данных

1. Topauto AS обрабатывает (в том числе собирает, сохраняет и хранит) личные данные в следующих целях:

• Для исполнения договора, заключенного с Субъектом данных (GDPR статья 6, часть 1, пункт b); 
• Для предложения товаров, оказания услуг и отправки напоминаний Субъекту данных (GDPR статья 6, часть 1, пункты a, b и f); 
• Для составления внутренней статистики продаж Topauto AS (GDPR статья 6, часть 1, пункт f); 
• для составления опросов о потребительских привычках и маркетинговых исследований, а также исследования удовлетворенности клиента (GDPR статья 6, часть 1, пункты a и f); 
• Для проведения прямого маркетинга (GDPR статья 6, часть 1, пункты a и f). При этом Субъект данных всегда имеет право отказаться от прямого маркетинга; 
• для исполнения прочих целей договоров, заключенных Topauto AS с Субъектом данных, включая разработку предлагаемых в Topauto AS товаров и услуг, а также прочих необходимых действий, направленных на повышение качества (GDPR статья 6, часть 1, пункты b и f). 

2. Основанием для обработки личных данных является: 

• Согласие Субъекта данных (GDPR статья 6 часть, 1 пункт a и статья 7). Согласие должно быть добровольным, конкретным, информированным и недвусмысленным, и запрашиваться ясно и понятно. Субъект данных имеет право в любое время отозвать свое согласие так же просто, как оно было дано.
• Законы и прочие правовые акты (GDPR статья 6, часть 1, пункты c и e).  

3. Topauto AS сохраняет личные данные Субъекта данных до исполнения обязательств по договору, заключенному между Субъектом данных и Topauto AS, или до окончания договорных отношений или до завершения срока обязанности Topauto AS сохранять личные данные на основании положений закона. Например, данные для прямого маркетинга сохраняются до момента отзыва согласия. 

 

Обрабатываемые личные данные

1. Topauto AS обрабатывает, среди прочего, следующие личные данные Субъекта данных: 

• Данные Субъекта данных (имя, дата рождения, личный код, номер удостоверяющего личность документа, действие документа); 
• Контактные данные Субъекта данных (имя, адрес, электронная почта, телефон); 
• Пол и национальность Субъекта данных; 
• Данные автомобиля, находящегося во владении Субъекта данных (модель, модификация, заводская маркировка – VIN-код, год выпуска, история техобслуживания, технические показатели); 
• Прочие данные Субъекта данных, полученные в ходе переговоров и/или исполнения договора, заключенного между субъектом данных и Topauto AS. Субъект данных дает свое согласие как в отношении обработки таких личных данных Субъекта данных, которые Topauto AS получил от самого Субъекта данных, так и в отношении личных данных Субъекта данных, которые Topauto AS получил от третьих лиц.

2. Субъект данных обязан незамедлительно проинформировать Topauto AS обо всех изменениях в личных данных, по сравнению с теми, что предоставлены в договорах, заключенных между Субъектом данных и Topauto AS или предоставленных фирме Topauto AS личных данных Субъекта данных.

 

Использование камер видеонаблюдения

В наших представительствах круглосуточно действует видеонаблюдение – как внутри помещений, так и снаружи. Правовым основанием для использования камер видеонаблюдения является наш законный интерес, а целью – защита наших сотрудников и клиентов, а также имущества, принадлежащего нам, нашим сотрудникам и клиентам, от утраты, уничтожения, кражи или повреждения; предотвращение ущерба и установление лиц, ответственных за причинение вреда. Например, мы можем использовать записи видеонаблюдения для выяснения обстоятельств при поступлении претензий от клиентов.

 

Доступ к камерам и записям имеют только уполномоченные лица.

 

Использование системы GPS/GPRS-мониторинга

В транспортные средства, использование которых осуществляется по договору аренды или тест-драйва, могут быть установлены устройства GPS/GPRS-мониторинга. Эти устройства собирают и сохраняют данные о местоположении и движении автомобиля и передают их нам.

 

Мониторинг основан на нашем законном интересе, целью которого является защита транспортных средств от утраты, уничтожения, кражи или повреждения, установление ответственных лиц, а также управление транспортными средствами (включая бухгалтерский и налоговый учет).

 

Собранные данные связываются с конкретным пользователем только при необходимости – например, если автомобиль не возвращен или его местонахождение неизвестно. В обычных условиях данные остаются обезличенными и соотносятся с пользователем только по номеру доверенности.

 

Доступ к данным ограничен определенными сотрудниками, обработка информации осуществляется безопасным образом. Данные не передаются третьим лицам, за исключением предусмотренных законом случаев или при конкретной необходимости (например, заявление в полицию при пропаже автомобиля).

 

Личные данные, полученные в результате проведения потребительских игр

Цель проведения розыгрышей и потребительских игр – законный интерес компании (GDPR статья 6, часть 1, пункт f): повышение узнаваемости бренда, привлечение новых и существующих клиентов, стимулирование продаж, а также укрепление клиентских отношений и лояльности. Участвуя в игре, участник добровольно предоставляет согласие на публичное использование своего имени при объявлении победителя. Контактные данные хранятся либо в соответствии с данным согласием (которое можно отозвать в любое время), либо до двух месяцев после окончания игры.

 

Запись и хранение личных данных

1. Topauto AS сохраняет и хранит все личные данные, предоставленные Субъектом данных, на условиях, которые соответствуют принципам и требованиям, указанным в настоящих Условиях и соответствующих правовых актах.

2. Topauto AS вправе сохранять все распоряжения, поступившие при помощи средств связи (например, телефон, электронную почту), а также иные действия, которые совершил Субъект данных, и при необходимости использовать эти записи для подтверждения и/или воспроизведения таких распоряжений ли иных действий, а также для достижения иных целей обработки личных данных, указанных в настоящих Условиях.

 

Данные		Срок хранения		Основание хранения		Примечания
Бухгалтерские документы		7 лет		Закон о бухгалтерском учете
Кадровые документы		10 лет		Закон о трудовом договоре, Закон об архивах
Записи телефонных разговоров		2 месяца		Статья 6, часть 1, пункт f – законный интерес
Видеозаписи		1 месяца		Статья 6, часть 1, пункт f – законный интерес
Данные GPS/GPRS-мониторинга транспортных средств		1 месяца		Статья 6, часть 1, пункт f – законный интерес		При продаже транспортного средства данные уничтожаются немедленно
Договоры аренды и тест-драйва транспортных средств		3 года		Статья 6, часть 1, пункт f – законный интерес
Контактные данные, полученные из потребительских игр		2 месяца		Статья 6, часть 1, пункт f – законный интерес
Резюме, мотивационное письмо		1 года		Согласие

 

• Данные могут храниться дольше, если они необходимы в рамках уголовного или административного производства, либо при гражданских спорах.

• Для получения более подробной информации о хранении личных данных свяжитесь с topauto@topauto.ee или по телефону 667 55 00.

 

Предоставление данных третьим лицам

1. Topauto AS может передавать личные данные Cубъекта данных следующим третьим лицам: 

• партнеры и деловые контрагенты Topauto AS (например, финансовые учреждения, страховые компании), которым передача данных необходима для оказания услуг Субъекту данных;
• адвокаты и прочие консультанты, связанные с деятельностью Topauto AS; 
• прочие лица, которым Topauto AS может или обязано раскрывать личные данные

2. Субъекта данных для исполнения обязательств Topauto AS на основании закона (например, органы правопорядка). Topauto AS требует от лиц, которым на основании настоящих Условий передаются или раскрываются личные данные, соблюдения установленных Topauto AS правил безопасности и конфиденциальности.
3. Если Topauto AS передает личные данные Ответственным обработчикам, с ними заключают договоры об обработке данных в соответствии со статьей 28 GDPR.

 

Права субъекта данных

Субъект данных вправе в любое время получить информацию касательно обрабатываемых личных данных и их использования, а также требовать их изменения.  

 

Субъект данных имеет следующие права:

1. Право на доступ к данным (GDPR статья 15): Субъект данных имеет право получить подтверждение того, обрабатываются ли его личные данные, и, если обрабатываются – доступ к этим данным и информации об их обработке. 

2. Право на исправление данных (GDPR статья 16): Субъект данных имеет право требовать немедленного исправления неточных или неполных личных данных. 

3. Право на удаление данных («право на забвение») (GDPR статья 17): Субъект данных имеет право требовать удаления своих личных данных, например, если данные больше не нужны для цели, ради которой они были собраны.

4. Право на ограничение обработки (GDPR статья 18): В определенных случаях Субъект данных имеет право требовать ограничения обработки своих личные данных, например, если оспаривается их точность. 

5. Право на перенос данных (GDPR статья 20): Субъект данных имеет право получить свои личные данные в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате и передать их другому оператору данных. 

6. Право представлять возражения (GDPR статья 21): В определенных случаях Субъект данных имеет право возражать против обработки своих личных данных, включая обработку в целях прямого маркетинга. 

7. Право не быть объектом автоматизированного принятия решений, включая профилирование (GDPR статья 22): Субъект данных имеет право не подвергаться решению, основанному исключительно на автоматизированной обработке, которое имеет для него юридические последствия или иным образом существенно на него влияет.  

8. По запросу Субъекта данных Topauto AS обязуется предоставить Субъекту данных его личные данные и информацию об их обработке, включая цели обработки:

• состав и источники личных данных;  
• третьих лиц или их категории, которым разрешена передача личных данных, а также третьих лиц, которым личные данные уже были переданы;  
• имя и адрес оператора данных или его представителя, а также другие контактные данные.   

9. Субъект данных имеет право в любое время отозвать свое согласие на обработку личных данных. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, проведенной на основании согласия до его отзыва, и не затрагивает обработку данных, осуществляемую в соответствии с законом.   
10. Личные данные должны быть удалены, если это необходимо для выполнения применимого к Topauto AS юридического обязательства, предусмотренного законодательством Европейского союза или государства-члена. В случае исправления, удаления или ограничения обработки личных данных Topauto AS обязуется без промедления уведомить об этом третьих лиц, от которых данные были получены или которым они были переданы, если это технически возможно и не влечет чрезмерных затрат. 

11. Субъект данных обязуется направлять все запросы и требования, касающиеся личных данных, по электронной почте на адрес topauto@topauto.ee или в письменном виде с собственноручной подписью по адресу: Haigru tn 9a, Kristiine linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10615, Eesti.

 

Обязательства Topauto AS

Компания Topauto AS обязана обрабатывать личные данные, включая их сбор, передачу и хранение, в соответствии с настоящими Условиями, другими внутренними правилами Topauto AS, связанными с обработкой личных данных, а также с Законом о защите личных данных, Регламентом (ЕС) № 2016/679 Европейского парламента и Совета и прочими применимыми нормативными актами. Topauto AS ведет реестр операций по обработке личных данных и при необходимости проводит оценку воздействия на защиту данных (DPIA). Topauto AS гарантирует, что все Ответственные обработчики данных обрабатывают личные данные в соответствии с договорами об обработке, заключенными в соответствии со статьей 28 GDPR.

 

Меры по защите личных данных

1. В своей деятельности Topauto AS соблюдает принципы защиты личных данных и делает все возможное, чтобы обработка данных, включая их сбор, передачу и хранение, осуществлялась безопасно и конфиденциально, в зависимости от характера данных. Для обеспечения безопасности обработки применяются соответствующие технические и организационные меры, включая псевдонимизацию и шифрование данных, обеспечение постоянной конфиденциальности, целостности, доступности и устойчивости систем обработки, а также процедуры восстановления данных в случае физического или технического инцидента.

2. В случае нарушения, связанного с личными данными Субъекта данных, которое может представлять серьезную угрозу его правам и свободам, Topauto AS обязуется без неоправданной задержки уведомить Субъекта данных о нарушении, описав его характер, возможные последствия, принятые меры по устранению, а также предоставив контактные данные лица, к которому можно обратиться за дополнительной информацией.

 

Защита прав Субъекта данных

1. Если Субъект данных считает, что Topauto AS нарушило его права при обработке личных данных, он имеет право обратиться в Topauto AS с требованием прекратить такое нарушение.

2. Субъект данных также имеет право в любое время подать жалобу в Инспекцию по защите данных (адрес: Väike-Ameerika 19, Tallinn 10129, телефон: 627 4135, электронная почта: info@aki.ee, www.aki.ee) или в компетентный суд.

3. По вопросам, связанным с обработкой личных данных, Субъект данных может обращаться в Topauto AS (регистрационный код 10001166) по телефону 667 5500, по электронной почте topauto@topauto.ee или по адресу Haigru tn 9a, Kristiine linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10615, Eesti.

 

Заключительные положения

Topauto AS имеет право в одностороннем порядке изменять настоящие Условия с учетом требований действующего законодательства. Обновленная версия Условий публикуется на сайте Topauto AS.